نظرة عامة على الدور
سيكون منسق التأشيرات مسؤولاً عن إرشاد العملاء خلال متطلبات وإجراءات طلب التأشيرة لمجموعة من الوجهات، مع ضمان الدقة والامتثال وتقديم جميع الوثائق في الوقت المناسب.
المسؤوليات الرئيسية
-إرشاد العملاء بشأن متطلبات التأشيرة والوثائق وإجراءات الطلب للوجهات بما في ذلك المملكة المتحدة والولايات المتحدة والدول التي تقبل تأشيرة شنغن، اليونان، كندا، تايلاند، وغيرها
-مراجعة والتحقق من وثائق العملاء (جوازات السفر، الصور، كشوف الحساب، رسائل الدعوة، إلخ) للاكتمال والدقة قبل التقديم
-إعداد وتقديم طلبات التأشيرة من خلال السفارات والقنصليات ومراكز تقديم طلبات التأشيرة (مثل VFS Global، TLScontact)
-تتبع حالة الطلب والمتابعة مع السفارات/القنصليات حسب الحاجة
-جدولة وتنسيق مواعيد التأشيرة للعملاء
-الاطلاع المستمر على تغيّر أنظمة التأشيرة ومتطلبات الدخول وإجراءات السفارات لعدة دول
-الحفاظ على سجلات دقيقة للطلبات والمواعيد وملفات العملاء
-التعامل مع استفسارات العملاء بمهنية وتقديم إرشاد واضح طوال العملية
Role Overview
The Visa Coordinator will be responsible for guiding clients through visa application requirements and procedures for a range of destinations, ensuring accuracy, compliance, and timely submission of all documentation.
Key Responsibilities
-Advise clients on visa requirements, documentation, and application procedures for destinations including the UK, US, Schengen countries, Greece, Canada, Thailand, and others
-Review and verify client documents (passports, photos, bank statements, invitation letters, etc.) for completeness and accuracy before submission
-Prepare and submit visa applications through embassies, consulates, and visa application centers (e.g., VFS Global, TLScontact)
-Track application status and follow up with embassies/consulates as needed
-Schedule and coordinate visa appointments for clients
-Keep up to date with changing visa regulations, entry requirements, and embassy procedures for multiple countries
-Maintain accurate records of applications, deadlines, and client files
-Handle client inquiries professionally and provide clear guidance throughout the process