Job Title: Receptionist
Line Manager: General Manager

Job Summary
The Receptionist handles a variety of administrative support tasks, including answering phones, receiving visitors, preparing meeting rooms, sorting and distributing mail, and handling samples.

مختصر الوظيفة:
يتولى موظف الاستقبال مجموعة متنوعة من المهام لمساعدة القسم الإداري، بما في ذلك الرد على الهواتف، واستقبال الزوار، وإعداد غرف الاجتماعات، وفرز البريد وتوزيعه، والتعامل مع العينات وتنفيذها حسب متطلبات العمل.

Working Conditions
Schedule:
Monday to Friday: 8:00 AM to 5:00 PM (including a 30-minute break)
Saturday: 8:00 AM to 1:00 PM
Night Shifts: None
Flexible to work during public holidays and weekends: Not required
ظروف العمل:

الدوام:
من الإثنين إلى الجمعة: من الساعة الثامنة صباحًا إلى الساعة الخامسة مساءً (تتضمن نصف ساعة راحة)
نهار السبت: من الساعة الثامنة صباحًا إلى الساعة الواحدة ظهرًا
الدوام الليلي: لا يوجد
الجاهزية للعمل في أيام العطل الرسمية وعطلة نهاية الأسبوع: غير مطلوب
Requirements and Needed Skills
Degree/Education:

Bachelor's degree required or equivalent work experience
Previous Experience:

At least 2 years of experience in administrative support functions
Skills:

Well-presented
Strong organizational skills
Ability to prioritize multiple tasks seamlessly
Strong attention to detail
Excellent communication skills
Team-oriented
Positive attitude
Proficient in Microsoft Office, including basic Excel knowledge
Very strong interpersonal skills
Ability to build relationships with key stakeholders
المتطلبات والمهارات المطلوبة:

التحصيل العلمي: درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من الخبرة العملية
خبرات سابقة: سنتين من الخبرة في الوظائف الإدارية
مهارات:
الحضور الجيد
مهارات تنظيمية قوية
القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة
دقة بالتفاصيل
مهارات تواصل ممتازة
العمل بروح الفريق
موقف إيجابي
إلمام بالبرامج المعلوماتية، بما في ذلك المعرفة الأساسية ببرنامج Excel
مهارات شخصية قوية جدًا
القدرة على بناء علاقات مع أصحاب العمل
Responsibilities and Obligations
Greet and welcome guests with a positive and helpful attitude upon arrival
Direct visitors to the appropriate person and office
Prepare meeting rooms (cleaning, arranging notebooks, pens, etc.)
Answer, screen, and forward incoming calls
Maintain a tidy and presentable reception area with necessary supplies (e.g., pens, forms, brochures)
Coordinate with security regarding visitor access
Provide basic and accurate information in person and via phone/email
Receive, send, sort, and distribute mail/deliveries
Monitor office security by following safety procedures and maintaining access logs
Update calendars and schedule meetings
Perform clerical duties such as filing, photocopying, and faxing
Coordinate with the accounting team regarding payment logistics (e.g., DHL)
Maintain logs for incoming and outgoing issues
Follow up on sample records and prepare sample books
Archive samples efficiently
Adhere to company policies and ISO standards
المسؤوليات والواجبات:

استقبال الضيوف فور وصولهم مع موقف إيجابي
توجيه الزوار إلى الشخص والمكتب المناسب
إعداد قاعات الاجتماعات مسبقًا (تنظيف القاعة، تجهيز الطاولة، الأدوات المكتبية)
إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية
الحفاظ على منطقة استقبال مرتبة وجاهزة
التواصل مع الأمن للتأكد من دخول الزوار بشكل مناسب
توفير معلومات دقيقة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني
فرز وتوزيع البريد والتسليمات اليومية
اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الدخول عبر مكتب الاستقبال
تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات
تنفيذ المهام الإدارية مثل النسخ والفاكس
التنسيق مع قسم المحاسبة بشأن المدفوعات
متابعة وأرشفة العينات
Objectives
Ensure meeting rooms are always ready for use
Efficiently manage samples and archiving
Deliver sample books on time
Provide excellent customer reception
الأهداف:

التأكد من جاهزية قاعات الاجتماعات دائمًا
إدارة العينات والأرشفة بشكل فعال
تسليم الكتب النموذجية في الوقت المناسب
استقبال العملاء بشكل ملائم
What We Offer
A competitive salary aligned with market standards
Opportunities for career growth within the company
A chance to work in a supportive and professional environment
ماذا نقدم:

راتب تنافسي متوافق مع السوق
فرص للنمو الوظيفي داخل الشركة
فرصة للعمل في بيئة مهنية وداعمة
Apply now to join a dynamic team and build your career with us!
For applications, please send your CV to [اضغط هنا لمشاهدة البريد اﻹلكتروني]