III. Champ d'application
- Fournir un service d’accueil et de communication téléphonique de qualité ;
- Maintenir la liste du personnel et le registre des visiteurs ;
- Assurer la liaison entre les agents de sécurité de la société de gardiennage et l'UNDSS pour assurer la coordination et la communication efficace en matière de sécurité
- Contribuer à la distribution du courrier arrivée ;
- Faire le monitoring de tous les visiteurs ; les assister et les orienter. Fournir aux visiteurs des informations exactes relatives au PNUD/ONU.
- Assurer le suivi et Coordonner avec l’associée administratif la maintenance et l’entretien des systèmes CCTV, contrôle d’accès, centrale incendie et extincteurs.
- Fournir un soutien logistique lors des exercices d'évacuation ou d'autres simulations de sécurité, en coordination avec les agents de sécurité de la société de gardiennage et l’UNDSS
IV. Arrangement institutionnel
Le poste est placé sous la responsabilité de l'assistant administratif du PNUD.
Impact des résultats
Les résultats clés auront un impact sur l’accueil à la réception du bureau et des services téléphoniques en terme de qualité et d’exactitude du travail accompli. L’entrée de données exactes, la présentation d’information et l’approche orientée vers les clients rehausse la capacité du SNU et du PNUD dans la provision de services administratifs de qualité.
V. Compétences
Core Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible Act with Determination: LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)
Thematic Area Name Definition Business Management Communication Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience Ability to manage communications internally and externally, through media, social media and other appropriate channels Business Management Customer Satisfacion/Client Management Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers' needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients' immediate requests. Ability to anticipate client's upcoming needs and concerns. Administration and Operations Documents and records management Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving
6. Qualifications:
Niveau d'études minimum requis L'enseignement secondaire est requis.
Expérience professionnelle requise Un minimum de deux ans (avec l'enseignement secondaire) d'expérience professionnelle pertinente et progressive dans une fonction similaire est requis. Compétences requises - L'expérience et la compréhension des processus et des méthodes de travail liés au poste sont requises.
- Bonne maîtrise des outils informatiques (Windows, Office) et des moyens audiovisuels et de communication (internet, courrier électronique, téléconférence).
Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences - Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.),
- Expérience avec le PNUD ou les Nations Unies est un atout
- Une expérience dans le domaine de la sécurité est souhaitable.
Langue(s) requise(s) Maîtrise du français et de l’arabe est requise Certificats professionnels requis N/A 7. Documents requis:
- CV personnel ou P11, indiquant tous les postes occupés précédemment et leurs principales fonctions, leur durée (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (adresse e-mail et numéro de téléphone) du/ de la candidat.e, et au moins trois (3) références professionnelles les plus récentes de superviseurs précédents. Les références peuvent également inclure des collègues.
- Une lettre de motivation (1 page maximum) indiquant les raisons pour lesquelles le/la candidat/e considère qu'il/elle est apte à occuper le poste
- Les superviseurs peuvent demander (de manière ad hoc) tout autre document pertinent pour évaluer la pertinence de l'expérience du/de la candidat.e, tels que des rapports, des présentations, des publications, ou d'autres supports.
Important Note: To complete your job application, follow these steps: - Fill out the required information for the job on the Dawli platform.
- Upon completing your job application, you will be automatically redirected to the United Nations careers website.
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