الوصف الوظيفي
وصف الشركة
APEN
الوصف الوظيفي
يقوم المساعدون الشخصيون بأعمال السكرتارية وتوفير الدعم الإداري اليومي لكبار المدراء. وتشمل مهامهم الرد على المكالمات الهاتفية وإدارة المراسلات، وجدولة المواعيد، وإجراء ترتيبات السفر. وقد يُطلب منهم أيضاً تنظيم الفعاليات.
المؤهلات
- شهادة في أعمال السكرتارية، أو إدارة المكاتب، أو التدريب ذات الصلة.
- يفضل وجود خبرة من سنة إلى سنتين كمساعد شخصي.
- خبرة واسعة في إنشاء المستندات وجداول البيانات، باستخدام برامج المكاتب مثل MS Word وExcel وPowerPoint.
- مهارات متقدمة في الطباعة، وتدوين الملاحظات، وحفظ السجلات، والتنظيم.
- القدرة على إدارة المراسلات الداخلية والخارجية.
- معرفة عملية بالطابعات، وأجهزة النسخ، وآلات المسح الضوئي، وأجهزة الفاكس.
- إتقان برامج جدولة المواعيد مثل MS Outlook، بالإضافة إلى تحويل المكالمات.
- مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة.
- مهارات استثنائية في التعامل مع الآخرين.
Job description
Company Description
APEN
Job Description
Personal assistants perform secretarial work and provide senior managers with day-to-day administrative support. Their duties include answering phone calls and managing correspondence, scheduling appointments, and making travel arrangements. They may also be required to organize events.
Qualifications
- Certification in secretarial work, office administration, or related training.
- 1-2 years of experience as a personal assistant would be advantageous.
- Extensive experience in creating documents and spreadsheets, using office software such as MS Word, Excel, and PowerPoint.
- Advanced typing, note-taking, recordkeeping, and organizational skills.
- Ability to manage internal and external correspondence.
- Working knowledge of printers, copiers, scanners, and fax machines.
- Proficiency in appointment scheduling software such as MS Outlook, as well as call forwarding.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Exceptional interpersonal skills.