1. الخلفية: كجزء من برنامج ممول من الاتحاد الأوروبي، تخطط Ceasefire لتنظيم ورشة خبراء في بيروت، لبنان. ستجمع الورشة 15 ممثلاً من منظمات المجتمع المدني السورية وفرقة من خمسة خبراء لمناقشة آليات المساءلة والعدالة لسوريا. كما سيشارك في الحدث خمسة موظفين من Ceasefire ومنظمات السوريين من أجل الحقيقة والعدالة (STJ)، وكذلك possibly أصحاب مصلحة آخرين، ليصل إجمالي عدد المشاركين إلى 24 26. ولضمان التقديم الفعال والمهني للحدث، تسعى Ceasefire للتعاقد مع مزود خدمة مؤهل لإدارة الترتيبات اللوجستية والإدارية المطلوبة. ستشمل هذه الإعدادات الإقامة في الفندق، استئجار القاعة، تسهيل الحصول على التأشيرة للمشاركين القادمين من سوريا، وتقديم الطعام والمرطبات، والترجمة، والقرطاسية وغيرها من الخدمات ذات الصلة، كما هو موضح أدناه.
2. الغرض من المهمة: الغرض من هذه المهمة هو تقديم إدارة فعالية شاملة، ودعم الإقامة واللوجستيات لضمان تنظيم الحدث بنجاح وتقديمه. بالإضافة إلى ترتيب المكان والإقامة لـ 24 26 مشاركاً، سيكون المزود المختار مسئولاً عن تنسيق تسهيل التأشيرة لـ 15 مشاركاً قادمين من سوريا، وكذلك تقديم الطعام والمرطبات لـ 24 26 مشاركاً، وهوية الحدث وتصميمه، ودعم التسجيل، والترجمة الفورية بين العربية والإنجليزية، وجميع معدات الحدث اللازمة، بما في ذلك الميكروفونات، ومكبرات الصوت، وسماعات الرأس، والقرطاسية، وغيرها من لوازم الحدث. من المتوقع أن تستمر الورشة ثلاثة أيام، لذا يجب توفير الإقامة لأربع ليالٍ.
الملف المرشح المرغوب
- خبرة مثبتة في تنظيم المؤتمرات أو الورش أو فعاليات مماثلة.
- خبرة في دعم المشاركين الدوليين وطلبات التأشيرة.
- شبكات قوية مع أماكن الفعاليات، ومقدمي الخدمات، والمترجمين والموردين الآخرين ذوي الصلة.
- خبرة في تنظيم فعاليات ثنائية اللغة بالعربية والإنجليزية.
- القدرة على توفير الدعم الميداني طوال الحدث.
- الطلاقة في اللغتين الإنجليزية والعربية ضمن فريق إدارة الحدث المقترح.
سيُعتبر الخبرة في دعم منظمات المجتمع المدني أو حقوق الإنسان أو فعاليات التنمية الدولية ميزة إضافية.
1. Background: As part of an EU-funded programme, Ceasefire is planning to organise an expert workshop in Beirut, Lebanon. The workshop will bring together 15 representatives of Syrian civil society organisations and a panel of five experts to discuss accountability and justice mechanisms for Syria. The event will also be attended by five staff members from Ceasefire and Syrians for Truth and Justice (STJ), as well as potentially other stakeholders, bringing the total number of participants to 24 26. To ensure the effective and professional delivery of the event, Ceasefire is seeking to contract a qualified service provider to manage the required logistical and administrative arrangements. These will include hotel accommodation, venue hire, visa facilitation for participants travelling from Syria, catering and refreshments, interpretation, stationery and other related services, as detailed below.
2. Purpose of the Assignment: The purpose of this assignment is to provide comprehensive event management, accommodation and logistical support to ensure the successful organisation and delivery of the event. In addition to arranging the venue and accommodation for 24 26 participants, the selected service provider will be responsible for coordinating visa facilitation for the 15 participants travelling from Syria, as well as catering and refreshments for 24 26 participants, event branding and design, registration support, simultaneous interpretation between Arabic and English, all necessary event equipment, including microphones, speakers and headsets, stationery, and other event-related supplies. The workshop is expected to last three days, so accommodation should be provided for four nights.
Desired Candidate Profile
- Proven experience organising conferences, workshops or similar events.
- Experience supporting international participants and visa applications.
- Strong networks with venues, caterers, interpreters and other relevant suppliers.
- Experience organising bilingual Arabic-English events.
- Capacity to provide on-site support throughout the event.
- Fluency in English and Arabic within the proposed event-management team.
Experience supporting civil society, human rights or international development events will be considered an advantage.