شركة صناعية مرموقة على طريق زياد الرحباني تبحث عن سكرتيرة تنفيذية وموظفة استقبال:
شهادة جامعية، خبرة 3 سنوات
مهارات تواصل قوية
المسؤوليات؛
- مسؤولة عن حفظ وأرشفة الوثائق
- إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك
- حضور الاجتماعات وتدوين محاضر الجلسات
- استقبال وتصفية المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء
- التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود وما إلى ذلك) وتحديد أولوياتها
- ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين
- التعامل مع الوثائق السرية وضمان بقائها آمنة
- مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض على الشروط مع الموردين لضمان الحصول على طلبات أكثر فعالية من حيث التكلفة
- الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها
- إجراء الأبحاث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب التكليف
مواصفات المرشحة المطلوبة
شهادة جامعية، خبرة 3 سنوات
مهارات تواصل قوية
Reputable industrial company at Ziad Rahbani Highway is seeking for an Executive Secretary and Receptionist:
BA, 3 years experience
Strong communication skills
Responsibilities;
- Responsible in Filing and archiving documents
- Maintain executive s agenda and assist in planning appointments, board meetings, conferences etc
- Attend meetings and keep minutes
- Receive and screen phone calls and redirect them when appropriate
- Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters, packages etc)
- Make travel arrangements for executives
- Handle confidential documents ensuring they remain secure
- Monitor office supplies and negotiate terms with suppliers to ensure the most cost-effective orders
- Maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible
- Conduct research and prepare presentations or reports as assigned
Desired Candidate Profile
BA, 3 years experience
Strong communication skills