وظائف أخصائي توظيف - زحلة لبنان

الوصف:<br>نحن نبحث عن أخصائي قبول لدعم الطلاب المحتملين طوال عملية التقديم والتسجيل الجامعي.<br><br>سيقوم المرشح الناجح بالتواصل بانتظام مع الطلاب والجامعات والسفارات والمؤسسات الشريكة وما بين الأقسام الداخلية لضمان اكتمال الطلبات والمستندات بدقة وفي المهل المحددة.<br><br>المسؤوليات الأساسية:<br><br>إرشاد الطلاب خلال عملية القبول والالتحاق بالجامعة.<br>شرح متطلبات القبول والمستندات المطلوبة وخطوات التقديم.<br>جمع المستندات الطلابية ومراجعتها وتنظيمها والمتابعة عليها.<br>متابعة تقدم الطلب والتأكد من استيفاء المواعيد النهائية.<br>التواصل بشكل مهني مع الطلاب عبر البريد الإلكتروني وواتس آب والهاتف.<br>التنسيق مع الجامعات والسفارات والمؤسسات الشريكة والأقسام الداخلية.<br>دعم الطلاب في التحضير للمقابلة، وتوثيق التأشيرة وإجراءات التسجيل عند الحاجة.<br>الحفاظ على سجلات طلاب دقيقة ومحدّثة باستخدام نظم إدارة العلاقات مع العملاء والأنظمة الداخلية.<br>المتابعة على المستندات الناقصة والإجراءات العالقة.<br>إحالة الحالات المعقدة أو التي تحتاج إلى تصعيد إلى المشرف المختص.<br>المساعدة في الواجبات الإدارية المتعلقة بطلبات الطلاب.<br><br>المتطلبات:<br><br>شهادة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التربية أو الاتصال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.<br>سنة إلى سنتين من الخبرة ذات الصلة.<br>إتقان اللغة الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثًا.<br>مهارات اتصال وتنظيم وإدارة الوقت قوية.<br>دقة عالية والقدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية.<br>الراحة في استخدام الهاتف والبريد الإلكتروني وواتس آب ونظم إدارة العلاقات مع العملاء وأدوات التعاون الرقمي.<br>مهنية واستباقية ومركّزة على الحلول وتركّز على الطالب.<br>الخبرة في التعليم أو خدمات الطلاب ميزة.<br>جدول العمل:<br><br>الاثنين إلى الجمعة: من 9:00 صباحًا حتى 6:00 مساءً، مع استراحة لمدة ساعة.<br>السبت: من 9:00 صباحًا حتى 1:30 مساءً، مع استراحة 30 دقيقة

المسؤوليات الرئيسية: <br>- دعم التوظيف وإدارة تتبع المتقدمين<br>- إدارة التهيئة الوظيفية <br>- إدارة سجلات الموظفين <br>- حل استفسارات الموارد البشرية <br>- متابعة الامتثال للسياسات <br>- إدارة شؤون الوافدين <br>- إدارة الحضور والأداء ومعدل دوران الموظفين <br><br>المتطلبات:<br>- درجة البكالوريوس في الموارد البشرية، إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة <br>- خبرة 2-3 سنوات في الموارد البشرية/ الأعمال الإدارية <br>- مهارة في استخدام برنامج إكسل<br>- مهارات قوية في التواصل والتنظيم والمهارات الشخصية<br>- مستوى عالٍ من السرية والمهنية

<p>Key Responsibilities:</p><ul><li>Recruitment support &amp; applicant tracking management</li><li>Onboarding management</li><li>Employee records management</li><li>HR inquiry resolution</li><li>Policy compliance tracking</li><li>Expat management</li><li>Attendance performance &amp; turnover management</li></ul><p><strong>Desired Candidate Profile</strong></p><ul><li>Bachelor's degree in HR, Business or related field</li><li>2-3 years of HR/ Administrative experience</li><li>Skilled in Excel</li><li>Strong communication, organization &amp; interpersonal skills</li><li>High level pf confidentiality &amp; professionalism</li></ul>

<p>نحن نسعى لتوظيف اختصاصي قبول لدعم الطلاب المتوقعين طوال عملية التقديم والتسجيل الجامعي.</p><p>سيتواصل المرشح الناجح بانتظام مع الطلاب والجامعات والسفارات والمؤسسات الشريكة والدوائر الداخلية لضمان اكتمال الطلبات والمستندات بدقة وفي المواعيد المطلوبة.</p><p><strong>المسؤوليات الأساسية:</strong></p><ul><li>إرشاد الطلاب خلال عملية القبول والتقديم الجامعي.</li><li>شرح متطلبات القبول والمستندات المطلوبة وخطوات التقديم.</li><li>جمع المستندات ومراجعتها وتنظيمها والمتابعة بشأنها.</li><li>متابعة تقدم الطلب والتأكد من الالتزام بالمواعيد النهائية.</li><li>التواصل المهني مع الطلاب عبر البريد الإلكتروني والواتس آب والهاتف.</li><li>التنسيق مع الجامعات والسفارات والمؤسسات الشريكة والدوائر الداخلية.</li><li>دعم الطلاب في التحضير للمقابلة، وتوثيق الفيزا وإجراءات التسجيل عند الحاجة.</li><li>الحفاظ على سجلات الطلاب دقيقة ومحدَّثة باستخدام أنظمة إدارة علاقات العملاء والأنظمة الداخلية.</li><li>متابعة المستندات المفقودة والإجراءات العالقة.</li><li>إحالة الحالات المعقدة أو التي تتطلب تصعيداً إلى المشرف المختص.</li><li>المساعدة في الأعمال الإدارية المتعلقة بطلبات الطلاب.</li></ul><p><br></p><p><strong>الملف المرغوب فيه لدى المرشح</strong></p><p><strong>المتطلبات:</strong></p><ul><li>درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، التربية، الاتصال، الإدارة أو مجال ذي صلة.</li><li>من سنة إلى سنتين من الخبرة ذات الصلة.</li><li>إتقان اللغة الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثاً.</li><li>مهارات تواصل وتنظيم وإدارة الوقت قوية.</li><li>اهتمام دقيق بالتفاصيل والقدرة على الالتزام بالمواعيد.</li><li>الراحة في استخدام الهاتف والبريد الإلكتروني والواتس آب وأنظمة CRM وأدوات التعاون الرقمي.</li><li>مهنية ومبادرة وتركز على الحلول ومراكز الطلاب.</li><li>الخبرة في التعليم أو خدمات الطلاب ميزة.</li></ul>

<p><b style="font-size: 11px;"><u>Key Responsibilities:</u></b></p> <p> <b>Purpose:</b> </p> <p>To ensure cash, commodity, food, livelihood, and sponsorship program compliance with WV global standards, donor regulations, sector best practices and audit recommendations.</p> <ul> <li>For establishing control mechanisms within the projects to ensure strict adherence to regulations.</li> <li>To work closely with all projects leads to build their capacity in meeting key global standards and audit regulations across their projects.</li> <li>To lead on Disaster Management Team (DMT), donor and response reporting across the portfolio, and to develop and standardize Standard Operating Procedures (SOPs) and reporting/budget templates across programs.</li> <li>To lead the design and rollout of digital systems that improve compliance, control and efficiency across the portfolio, and to conduct field monitoring and compliance spot-checks.</li> </ul> <p> </p> <p> <b>Handle Assessment and Risk Management</b>:</p> <ul> <li>Review WV and donor standards and determine the financial and programmatic risk levels across all cash, commodities, food and livelihood projects under the portfolio.</li> <li>Develop a clear long term sustainable strategy for managing the identified risks, in clear compliance with WV global standards and previous audit recommendations.</li> <li>Conduct review of proposal package to ensure compliance and consistency from an operational view.</li> <li>Support the Area Program Manager in the preparation of any budget proposal or budget redesign.</li> <li>Ensure the standardization of processes and SOPs across different areas.</li> <li>Lead the design and specification of digital systems and process-improvement initiatives to replace manual, error-prone workflows across programs, producing business case documentation and managing related demand requests through to delivery.</li> <li>Conduct field monitoring visits and physical inventory checks to verify on-the-ground compliance across the portfolio.</li> <li>Imbed risk management strategies within the process flows and SOPs per grant. Ensure clear control mechanism are in place to adhere to the risk management plan; support the project in the establishment of the SoPs and bring an external eye review.</li> <li>Work Closely with Program Manager and Technical Specialist in identifying and setting relevant selection criteria for any upcoming projects.</li> <li>Act as a focal point for the Cash and Livelihood portfolio for any external/internal audit mission by leading audit prep spot-checks and ensure projects operate in line with the established control mechanisms and SOPs,</li> <li>Monitors the implementation of audit recommendation and process improvements by different functions and ensures they are closed within 90 days.</li> <li>Assess the risk level of all upcoming projects that will form part of the portfolio at the project design stage. Participate in the design process identifying and suggesting mechanism of minimizing risk.</li> <li>Audit and analyse the portfolio budgets' transactions to ensure accuracy, reliability and completeness.</li> <li>Advise Project leads in the budget amendments/redesign process and review final products.</li> <li>Ensure all projects are closed out in line with WV global standards. Obtain all necessary sign off before project closure.</li> <li>Ensure that all stock (commodities, cards, pins, in kind commodities) are managed and stored in line with global standards and donor regulations.</li> <li>Review supporting documents provided by local partners as a means of verification for service delivery or payment issuance.</li> <li>In coordination with Area Program Manager and Technical specialist, attend sector meetings and any other meetings with donors or external parties.</li> <li>Act as Officer In Charge when needed and required (This imply financial authority and decision in consultation with the Director of Programs)</li> </ul> <p> </p> <p> <b>Handle Reporting and Documentation:</b> </p> <ul> <li>Lead on the Disaster Management Team (DMT) reporting and act as the accountable person and main focal point in the Portfolio in terms of DMT reporting.</li> <li>Establish a mechanism, which will enable rapid and accurate authentication preparation of monthly, quarterly and yearly internal and external reports.</li> <li>Compile reports/information/data from project coordinators and conduct review and deduplication and provide accurate data to feed in the different internal and external reporting templates.</li> <li>Establish a clear, chronological and secure hard and soft copy record filing system across the portfolio. Ensure compliance with the filing system across all projects within the portfolio.</li> <li>In close coordination with budget holder, ensure adequate financial control mechanisms are adhered to. Lead the budget vs actual review process monthly across all projects. Ensure all costs reconcile. Establish a clear procurement and financial expenditure tracking system at the portfolio level.</li> <li>Collect the monthly cash requests from budget holder and ensure their accuracy and reliability</li> <li>Lead the reporting on the Grant Health Tracker and ensure the reported items are accurate and reflect the actual progress of the projects.</li> <li>Liaise with other project coordinators within the Cash and Livelihood Portfolio and other Portfolios in WV Lebanon in order to create synergies and standard systems across the portfolio project by sharing lessons learned, experiences, observations and challenges.</li> </ul> <p> </p> <p> <b>Handle Staff Management:</b> </p> <ul> <li>Ensure all the project staff have an up-to-date job description and a performance agreement which are reviewed on a regular basis (at least twice per year);</li> <li>Provide leadership to the team by mentoring, coaching, and provision of in-house or external training staff to ensure efficiency and high quality deliverables.</li> <li>Establish and maintain a clear communication system with staff which allows for regular: a) progress tracking; b) task assignment; c)problem solving; d) on-the-job capacity building;</li> </ul> <p> </p> <p><br></p><ul> </ul> <p> </p> <p> <b>Minimum Requirements:</b> </p> <ul> <li>Minimum of 4 years of similar work experience in project/programme financial and compliance control, preferably in cash, commodities and food sectors.</li> <li>Experience in auditing grants (risk-based audit) </li> <li>Chartered accountant status;</li> <li>Bachelor s degree in accounting, Finance Management, Economics, Software Development or similar.</li> <li>Advanced computer literacy, especially in Microsoft Office and Excel, and a strong track record of driving process-improvement or digitization initiatives;</li> <li>Work experience in multi-functional teams of different cultural backgrounds</li> <li>Experience in auditing grants.</li></ul>

وصف الشركة<br><br>تتخصص شركة ProPack، التي تأسست في لبنان عام 2015، في تقديم حلول طباعة ملصقات عالية المستوى في الشرق الأوسط. مع أكثر من 22 عاماً من الخبرة في صناعة التغليف والطباعة، تقدم ProPack تقنيات متطورة ومواد عالية الجودة لترسيخ مكانتها في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا ودول مجلس التعاون الخليجي. تضمن الشركة الدقة والجودة في طباعة الملصقات باستخدام مواد مستوردة من أوروبا أو أمريكا وتطبيق إجراءات صارمة لمراقبة الجودة.<br><br><br><br>وصف الدور<br><br>نحن نبحث عن دعم تقني ماهر ومتحمس للانضمام إلى فريقنا في ProPack. هذا الدور دوام كامل وميداني ومقره في لبنان.<br><br>سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن مراقبة وصيانة أنظمة الكمبيوتر في الشركة، وتثبيت وتكوين الأجهزة والبرامج، وحل المشكلات التقنية.<br><br><br><br>ظروف العمل<br><br>الجدول الزمني: من الاثنين إلى الجمعة: 9 ساعات يومياً بما في ذلك استراحة لمدة نصف ساعة، السبت من الساعة 8 صباحاً حتى 1 ظهراً.<br><br>المرونة في العمل خلال العطلات الرسمية وعطلات نهاية الأسبوع.<br><br><br><br>المؤهلات<br><br>التعليم:<br> · درجة البكالوريوس في علوم الكمبيوتر، الهندسة، أو مجال آخر ذي صلة.<br><br>الخبرة:<br><br>· خبرة في نظام ERP.<br>· خبرة في Microsoft 365.<br>· 1-2 سنوات في منصب مشابه.<br><br><br>المهارات<br><br>· تفكير منطقي وتقني.<br>· مهارات حل المشكلات.<br>· القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة.<br>· القدرة على تحديد الأولويات والتفويض.<br>· اهتمام دقيق بالتفاصيل.<br>· خبرة في نظام ERP.<br>· خبرة في Microsoft 365.<br>· العمل الجماعي.<br>· معرفة بنظام ISO 22000.<br><br><br><br><br><br>المسؤوليات والالتزامات<br><br>تثبيت وتكوين أجهزة الكمبيوتر والبرامج والأنظمة والشبكات والطابعات والماسحات الضوئية.<br>مراقبة وصيانة أنظمة وشبكات الكمبيوتر.<br>الاستجابة في الوقت المناسب لمشاكل وطلبات الخدمة.<br>تقديم الدعم التقني عبر الشركة (قد يكون ذلك شخصياً أو عبر الهاتف).<br>إعداد حسابات للمستخدمين الجدد.<br>إصلاح واستبدال المعدات عند الضرورة.<br>اختبار تقنيات جديدة.<br>ربما تدريب الموظفين المبتدئين.<br>مساعدة مدير تكنولوجيا المعلومات في مهام معينة.<br>الاستجابة بطريقة ودية لجميع الأقسام التي تحتاج إلى خدمات تكنولوجيا المعلومات.<br>احترام سرية المعلومات في كل جهاز وقسم.<br><br>الصناعة<br>خدمات الطباعة<br>نوع التوظيف